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现代报关企业发展之我见(节选)        
现代报关企业发展之我见(节选)

      现代报关企业发展之我见(节选)

       郭海忠、朱朝明

但是面对我们有中国特色社会主义的发展之路,我们当代的报关企业应如何审时度势,和谐发展呢?而在当今中国,综合国力日益增强,国民生活水平不断提高,对外贸易量逐年上涨的大前提下,我们的报关企业又如何能体现出“现代化的特色”,走科技发展之路呢?

(一)发展的外因是要建立和海关及报关协会的良好沟通,服从管理。

笔者认为,首先应该在海关和报关协会的双重管理下,和谐发展。这是发展的外因。也是我们中国报关企业健康发展的必经之路。

海关是国家的职能机构,担负着为国把关的重任,目前报关企业和报关员的资格管理在海关,也被列为行政许可的范围。而报关协会自2003年成立以来,更是发挥了不可估量的作用,他是我们报关行业发展的组织保证,同时也是报关行业自律管理的领军机构。报关协会还承担起了对报关企业和报关员的行业化管理和社会化管理的重任。

由于报关协会充分发挥的桥梁和纽带作用,一方面积极向政府和海关等有关部门反映行业情况,问题和建议;另一方面又全心全意的为报关企业发展不辞辛劳,指导帮助,有效的协调了海关与报关企业的管理,其自身的社会地位和社会影响力也与日俱增。

作为中国的报关企业,我们一定要在这个发展健康的外因促使下健康发展。我们不能做井底之蛙,各扫门前雪,要以宏观的眼光去看待整个行业乃至整个社会,我们不能没有组织,没有行业管理的自由发展。“万物有纲,发展有道”,实践证明,有效的行业管理是报关行业长久健康发展的组织保证,而有效的行业管理则必须通过行业协会来实现。只有遵循了科学发展观,不脱离组织,才能真正的从外因上正确的发展,持续的发展。

(二)发展的内因是企业自身,现代化报关企业更要注重发展,要走创新发展,和谐发展之路。

在当前的形势下,现代报关企业要谋求发展,走创新之路,就应当根据企业的具体情况,从制度与管理角度,技术保障与支援角度,人才队伍建设角度以及产品服务角度来具体分析,具体实施,做到实处,才能起到实际的作用和效果。

1. 制度与管理角度。

“国有国法,家有家规”。任何一个企业都需要生存和发展。制度的建立是首当其冲,良好的管理是细水长流。“中国式的国情”就要要求“中国式的管理”,制度和管理必须严格缜密。相同的情况,我们在这里谈起现代化的报关企业发展之路,如果先不了解我们中国的报关行业,报关企业,报关从业人群的中国式特点而大发言论,相信就算你挪天搬地,感慨万分,也只是形而上学的纸上谈兵,毫无生气。

(1)         健全完善的管理制度是保障企业规范有序运转和保证企业可持续发展的基础。

 制度必须要有,管理也一定要跟得上,但是相对于我们先前对报关行业,报关企业和报关从业人群的分析得出,我们的制度也要有特色。要根据公司经营的实际需要,制定一套完整规范的制度保证体系。并且要抓落实,保证制度的可行性。

在这里把天津中远国际航空货运代理有限公司在制度建设方面的做法呈现给同行共勉。天津中远空运公司根据公司的经营实际情况,分析需求,制订了一整套的规章制度体系,规范操作标准流程,提升报关资料管理水平。具体的管理制度达到19项:报关作业流程,报关单初审复核操作规程,报关经理岗位职责报关员岗位职责与职位说明书,委托书管理规定,文件管理规定,单证管理规定,印章管理规定,客户投诉处理制度,考勤制度,劳动合同管理,商务稽核管理制度,劳动保障制度,报关员岗位晋升制度,报关相关人员内部培训制度等等。

这套体系绝不是照搬照用,偷袭他人,这套制度体系的形成,是公司对员工进行了大量的先期采访和调查取证后,根据具体的作业流程,制定的一套符合作业特点的制度体系,是长期的业务积淀,是经验和成果的积累。也正是这套制度体系的建立,使员工们有章可循,有法可依。从企业的被动管理,变成了员工自觉遵守,极大的调动了员工的积极性。

2)制度也要有“特色”。

制度是为了规范行为,但真正的落实就要看管理的手段和方法。管理同样也有技巧,很多人都会说:“管理是门艺术”,虽然每个企业的制度有所不同,但出发点是共同的,是为企业发展提供最原始的政策支持。而好的制度,不仅要符合行业的特点,还要能体现人性化的特点,也就是我们现代化的报关企业还应拥有我们自己的“特色制度”的建立。

天津中远空运公司的管理,正是制定并实施了以下几种该公司特有的特色制度,从而提升了管理能力,提高了服务水平,还增强了企业的核心竞争力,使企业立于不败之地。

1)        员工考核机制,使员工工作量考核、差错率考核与绩效考核挂钩。

操作中心负责报关的录入员,理单员实行计件工资,根据其作业总票数进行统计,多劳多得;对部门业务量有贡献的报关员,自揽货创效的报关员额外采取奖励,制定奖励标准,决不食言。同时在差错率统计的环节上,也与员工的经济效益密切挂钩,一月一次的差错率统计表,有专人分析差错原因,并落实到个人,最后经公司评定小组进行差错评定,奖惩有据。

2)        客户投诉处理机制。

公司专门成立了客户投诉中心,在公司的宣传册和对外营销中均公布于众,任何客户,由于任何原因的投诉事件均会被快速处理,同时要对每一票投诉事件建立投诉档案,并最后回复投诉人,让客户得到最终满意的答复。

3)        报关组长月评制度。

报关小组委任小组长代为日常的工作协调和管理。在日常工作中,实行半军事化管理,以小组为单位,听从小组长统一协调调配,以便高质高效的完成报关任务。同时每月由报关小组长进行小组人员月评,并将月评结果纳入考核标准。这从日常的保管管理角度一下深入基层,实行效果非常好。

4)        工作交接制度。

对于需要交接的岗位,要设立交接制度,交接表上要注明交接事项,交接事件处理情况,交接时状况,后续处理意见,客户联系人等备选因素。日常客户的退单工作,也实行交接制度,要明确填制交接单并要求客户签字,严格流程,做到有据可查。

2. 技术保障与支援角度

利用网络优势,以及现代化业务及管理软件从事报关行业的工作,已是众人明确的大方向。200981日起,海关又再一次利用网络平台和联网优势,对部分加工贸易企业实施加工贸易银行保证金台帐电子化联网管理试点。这是《电子签名法》颁布实施以来海关与其他部门之间实现电子签名互信和交叉验签。海关总署日前又分别与中国银行,中国工商银行签订了《关于加工贸易银行保证金台帐电子化管理的合作协议》,并交换了电子签名认证书。可以看出,在科技高速发达的今天,海关也在适时的利用先进的网络技术和管理软件实现工作模式的转变。

而我们现代化的报关企业,更应认识到这一点。不仅要在制度上,管理上日臻完善,更要在技术和科技上领先一步。报关工作的信息化程度不断提高,无纸化报关,区域通关等新型报关方式的产生,包括报关作业程度的专业化越来越强,这都要求我们的报关企业要从高技术和先进技术的有力支援下手,进行技术保障和支援。

以天津中远空运公司为例,公司深刻体会到网络技术,专有软件技术对业务的重大促进作用,全面升级了业务软件和客户服务系统,在完善的报关及网络信息系统上做文章,给一些VIP客户开通了网上查询功能,使客户及时的了解到报关的进程,更提高了代理报关服务的公开性与透明度。同时还在业务软件中加入了KPI考核量化指标统计功能,对每一个岗位,每一项操作都设置了KPI考核指标,继而用量化的标准保证了对客户的服务水平。自天津中远空运公司实行此举后,客户满意程度有了质的飞跃,可以看出,我们报关企业利用先进的网络技术,软件技术,能对我们的工作起到保障和支援的良好作用。

在海关AA报关企业的评选认证中,同时也要要求报关企业必须具备的软件以及网络支持,足以看出,现代化的报关企业发展,无论如何是离不开先进的技术保障与支援。所以我们报关企业更要充分的利用现在发达的信息网络和软件工具,挑选适合自身企业发展的先进业务软件,并开通先进的具备统计,汇总,归类,分析等功能的好软件,为我所用,才能更好,更快,更科学的走好发展之路。

3. 人才队伍建设角度。

科技以人为本,报关队伍的建设是现代化报关企业发展的头等大事。拥有一支技术全面,业务精通,经验丰富,富有责任心的专业报关队伍,无疑为报关企业的发展提供了最为可靠的保障和支持。

1)报关队伍的等级化、分级管理,阶梯式的建设。

2010319,国家人力资源社会保障部批复同意了海关总署成立报关员职业技能鉴定指导中心,并同时批复了《报关员职业技能鉴定实施办法(试行)》,依托报关协会开展报关员职业技能鉴定工作,标志着报关员职业技能等级考评工资即将启动。

从政策的出台,我们可以看出,国家已经对报关人才队伍的建设有所行动,而出台的这套切实可行的办法,也无疑为我们指明了报关队伍发展的方法和方向。只有报关队伍实现等级化,阶梯式的发展,才能真正的做到“不好到好,好到更好”的不断进步和发展的人才上进模式,才能保证人才队伍永远向着健康向上的方向发展。

2)现代化的报关企业的人才培养要有完善的培训机制。

现代生活的高速高效,新生事物的层出不穷,真是让我们常有目不暇接的感觉。俗话说得好,“人要活到老学到老”,我们不能停下学习的脚步。在当今社会,停滞不前就等于退步。报关行业更是如此,国家政策的实时更新,电子技术的实时发展,新业务的实时涌现,都要求我们的报关人员随时随地的不断学习和接受。而现代化的报关企业必须要建立一套完善的培训机制,一是可使报关员及时充电,提高自身的业务水平和能力,二是可使企业的报关员随时沟通交流,共同发展和进步。

经过不懈的努力,目前天津中远空运公司已拥有了一支业务精通,技术全面,经验丰富,好学上进的专业报关队伍。我们可以明显的看出,一套行之有效的培训机制,使企业具有了高素质的人才保障,尤其对于我们现代化的报关企业,只有健全完善的培训机制,才能使企业拥有持续不断发展的原动力,才能永远立于不败之地。

3)考核体系,奖惩制度可使人才作用发挥到极致,但落实是关键。

 人是有惰性的,而员工的生产积极性是需要企业通过各种手段和方法去调动的,所以一套清晰明了,公正公平的考核体系,奖惩制度必不可少。“制度管人,也可育人”。积极上进者,我们一定要嘉奖,树为榜样,群起识习之;慵懒落后者,我们也要严惩不贷,立为典型,群起而攻之。道理简单易懂,但落实则是关键。落实有偏差,导致执行力效果的欠缺,最终会使制度变成一纸空文,毫无效力而言。

报关企业有其自身的特点,奖惩制度内的一些细节也必将不同于他类。除了员工自身的任劳任怨,助人为乐等优良品质值得嘉奖外,报关量,差错率,特殊业务解决能力,KPI指数等等一些报关专业考核数据也要细致的纳入考核体系,这就要求考核体系和奖惩制度的制定者必须全面了解报关工作的流程,熟知每个环节的数字参量所体现出的意义,还要全面掌握奖罚尺度,避免“轻则无效,重过而伤”。

4)现代化报关企业更要注重人才的团队建设。

企业需要凝聚力,凝聚力高则战斗力强。报关企业更是如此,因为报关工作有着自身重要的特点,一票进出口货物的顺利清关,要经过许多个流程,每个流程上都有专门负责的人员,就好比链条一般,相互紧扣,共同受力,一节脱落,则全部零散。所以我们报关企业更需要各个环节的配合,团队建设的问题就成了我们报关企业的主要课题。

现代化的报关企业应主张“团结,紧张,严肃,活泼”的工作精神,以“柔性管理”贯穿于团队建设的始终,要定期举办能够增强团队协作精神的活动,例如进行野外拓展生存训练,团队对抗真人CS,拔河比赛,业务小组技能比武等等的需要团队协同作战才能取得胜利的活动。要积极提倡“团结友爱,互帮互助”的传统美德,使大家能够互敬互爱,并时刻感受团队带来的温暖。

5)注重人性管理,树立诚信形象是现代化报关企业发展的根本。

企业的诚信来自人性管理。“诚招天下客,誉从信中来”。不光对待海关,客户,对待我们自己都应该诚信为本。现代化的报关企业应该以员工为授信对象,进行人性管理,才能从根本上树立企业诚信形象,赢得客户长久的信任和依赖,才能使我们报关企业长久持续的发展。

所有关于优秀报关企业的成功案例,都表现出了一个共同点,“科技发展,以人为本”。人就是生产力。我们只有充分的发挥出人才的力量,不断地优化人员配置,提高人力资源的利用率,才能使我们现代化的报关企业从根本上处于行业竞争的优势地位,不是有一句台词是这样说的吗:“21世纪,玩儿的是人才!”

4. 产品服务角度。

现代国际物流业的发展,推动了报关行业的专业化与社会化。报关企业是为社会提供专业化报关业务的机构。诸多的报关企业都在为社会提供相同的服务,那么如何才能从茫茫人海中脱颖而出,鹤立鸡群,从而立于不败之地呢?这就要从我们专业化报关的特色服务做起。

1)创新服务模式。

 简单的接单,申报,验货,放行的服务模式很显然已经不能适应现代化物流业的高速发展了。伴随着现代物流业高层次理念的形成,蓝海战略将是现代物流业发展的最终理论支持,供应链的高级管理将是现代物流企业发展的最终理想和终极目标。那么我们现代化的报关企业如何适应这高速发展的现代物流业需求呢?答案是:必须创新服务模式,适应发展的需要。

天津中远空运公司正是有效合理的创新服务模式,开发新利润板块,才是其在危机中不仅没有受影响而倒下,反倒更加坚挺的屹立,雄伟巍峨。当然经济危机不会常在常有,但是我们现代化报关企业的创新发展的思路应该永远保持,只有这样,才能使我们企业之树常青。

2)开发新型产品,提升主营业务盈利空间。

在报关本身主营业务环节上,我们也有很多可以改进和革新的地方。这可以更直接更有效的使报关企业拓展经营业务,增加经营项目,提升主营业务的盈利空间。从主营业务上,我们也有很多可以着手发展的项目和业务,只要我们具备了求新进取的思路和意识,就能够推陈出新,持续发展。

3)开发关务特色产品服务。

营销理论中有一门“差异化特色理论”,是指在产品争夺市场的过程中,要利用其差异化和与众不同的特点,为消费者提供特色的服务,用以来博得关注与青睐,使产品畅销。在我们现代化的报关企业中,同样也要有这样的“特色化的差异产品。”

差异化特色服务的意识,从各个层面为公司扩展业务,维护货主提供了有利的平台保障,还为将来的客户开发提供了有力的辅助。所以现代化的报关企业势必要考虑特色关务理念与服务的意识,走特色的道路,往往能旗开得胜,决胜于千里之外。

(文章来源:天津报关协会版权所有  作者:天津中远国际航空货运代理有限公司  郭海忠、朱朝明)

 

 

 

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